Главная Exchange/UC, Без рубрики, Новое MS Exchange 2010 и Outlook 2010 – планирование встреч.
  • MS Exchange 2010 и Outlook 2010 – планирование встреч.

    kalendars В Microsoft Outlook 2010 есть новая функция – Расписание (Schedule View), которая делает процесс планирования собраний со своими коллегами и подчиненными более наглядным и быстрым.

     

     

    Фактически Schedule View – это горизонтальное представление нескольких календарей на одной странице (раньше было только вертикальное). Для того, чтобы перейти в режим просмотра Schedule View, нужно в календаре нажать соответствующую кнопку (1):

    clip_image002

    Рис.1: Просмотр расписания сотрудников

    В расписание можно добавить пользователей в ручную, воспользовавшись полем (3), либо выбрать одну из имеющихся групп календарей. Группу календарей (Team calendar) можно создать при помощи кнопки Календари групп -> Создать новую группу календарей (2). Группы календарей также удобно использовать для быстрого просмотра занятости своих подчиненных либо коллег в привычном вертикальном виде.

     

    Планирование собраний и бронирование переговорных

    В Microsoft Office Outlook 2007 или более ранних версиях для того, чтобы при подготовке встречи найти доступный конференц-зал, требовалось добавлять все возможные конференц-залы в приглашение на собрание и затем использовать помощник по планированию для просмотра доступных конференц-залов.

    В Microsoft Exchange Server 2010 список всех конференц-залов можно добавить в группу рассылки и пользователи Outlook 2010 смогут получать информацию о доступности помещений без необходимости добавлять все помещения вручную.

    В группу рассылки списка помещений можно добавлять только почтовые ящики этих помещений.

    Рассмотрим процесс планирования совещания (Scheduling a meeting), при помощи озвученной ранее функции Расписание (Scheduling View):

    clip_image004

    Рис.2: Планирование собраний

    1. Выбираем представление День;

    2. Нажимаем кнопку Расписание;

    3. Выбираем группу календарей Мои сотрудники и оцениваем занятость сотрудников отдела;

    4. Мышкой выделяем диапазон свободного времени;

    5. Нажимаем правой кнопкой мыши и выбираем пункт Создать собрание со всеми.

    Далее открывается знакомое окно планирования встреч. В MS Outlook 2010 по умолчанию нажата кнопка Поиск комнаты и справа открыт мастер выбора помещений. В данном мастере мы можем:

    · выбрать здание, в котором планируется встреча;

    · выбрать переговорную комнату/конференц-зал;

    · выбрать предложенное мастером свободное время.

    clip_image006

    Рис.3: Планирование переговорных комнат.

    Таким образом, используя MS Outlook 2010 и Exchange 2010, стало гораздо проще бронировать помещения и ресурсы организации. Теперь вы будете точно знать где именно у вас пройдет встреча, и можете не беспокоится о том, что помещение будет занято.

     

    Как это работает с технической точки зрения.

    Функционал бронирования помещений и ресурсов работает на базе групп рассылки (Distribution Groups), которым присваивается специальный параметр RoomList и группа рассылки превращается в список помещений (Room List). Вы можете сразу создать список помещений командой:

    New-DistributionGroup -Name "Main Office" -OrganizaitonalUnit "test-mail.local/rooms" -RoomList

    либо конвертировать уже имеющуюся группу рассылки:

    Set-DistributionGroup -Identity "Main Office" –RoomList
     

    clip_image008

    Рис.4: Пример конвертации группы рассылки в список помещений.

    Примечание: Будет правильно для помещений создать отдельную OU в AD, например, с названием Rooms.

    После создания списка помещений его нужно заполнить. Для этого воспользуемся мастером создания нового почтового ящика в Exchange 2010 и выберем тип ящика Room Mailbox. Данный тип создан специально для списков помещений и при его создании учетная запись в AD создается отключенной. Также данный тип имеет свою иконку в адресно книге, что очень удобно.

    clip_image009

    Рис.5: Создание Room Mailbox.

    Во время создания Room Maibox не забудьте разместить его учетную запись в соответствующей OU (Rooms).

    После создания всех переговорных в здании, необходимо их добавить в список помещений, для этого вернемся в Recipient Configuration -> Distribution Group и откроем свойства нужного списка помещений, в закладке Members необходимо добавить нужные переговорные.

    clip_image010

    Рис.6: Добавление переговорных в список помещений.

    Таким образом, создав нужное количество зданий/филиалов в виде списков помещений (Room List) и заполнив их переговорными комнатами в виде Room Mailbox`ов можно здорово облегчить жизнь себе и другим сотрудникам фирмы.

    Алексей Богомолов

Комментарии

  1. Отличная штука, надо будет научить своих этим пользоваться.
    Спасибо!

  2. Спасибо!
    Возьму на заметку.

  3. Надо только учитывать, что на каждый Room/Equipment Mailbox нужна своя лицензия клиентского доступа к Exchange. В масштабах организации это конечно не так дорого, но знать надо при планировании приобретения лицензий.

  4. Коллеги, подскажите, пожалуйста, как решить вопрос.

    Установлен Exchange 2007.
    Сисдамины создали переговорные комнаты и при планировании совещаний есть возможность увидеть их занятость. Но как мне увидеть кем(!) забронирована переговорная комната? Есть такая возможность?

    Очень нужно.

    Спасибо.

  5. Конечно, все прекрасно…

    Но каким образом дать права на создание встреч в календаре?

    Full Permission Access – не дает такого права. Если мы включаем туда нашу UG, куда входят пользователи.

    Сам аккаунт выключен – чтобы включить нужно задать пароль – не проблема.
    Но при создании встречи требуется разрешение нашего юзерского аккаунта.

    Так каким все-таки образом можно создавать встречи?

    Спасибо.

  6. Что то не пойму, все сделано по гайду, но при создании собрания, можно выбрать в поле “Показать список помещений” мои помещения в моем случае тоже rooms, но в поле “Свободные помещения” стоит просто слово “нет” хотя в поле “Предлагаемые варианты времени” показывается что 3 помещения свободны. Что я сделал не так? или как раз таки из за лицензий что то не то?

  7. 2Александр:
    Точно такая же проблема. Только! на клиентах с 32х разрядной версией офиса все комнаты видны. В версиях 64x офиса, в списке только “нет”. Русские буквы не использовал ни в написании списка, ни в названиях помещений, ни в путях в АД.