Главная Exchange/UC, Без рубрики, Новое Exchange Server 2010: MailTips
  • Exchange Server 2010: MailTips

    Наверно многие из нас попадали в ситуацию когда письмо было отправлено на другую группу или не тому адресату?

    Если вы хоть раз попадали в подобную ситуацию то вы по достоинству оцените новую службу (веб сервис) MailTips в Exchange Server 2010


    MailTips (подсказки)

    это информационные сообщения, которые отображаются для пользователей при составлении сообщения, они могут помочь нам вовремя определить нужно ли отправлять письмо на данную группу рассылки или пользователю, заранее предупреждая высвечивая некоторые сведения о состоянии получателя или информацию о группе прежде чем мы пошлем письмо. Как пример “некто” пытается отослать письмо на группу всех пользователей компании, конечно группа настроена таким образом что принимает сообщения от конкретных пользователей (скажем HR) но отправитель об этом не знает, после отправки он получит NDR (Отчет о Недоставке), в случае настроенного MailTips он заранее получит сообщение (до отправки сообщения!) о том что он не имеет права отсылать на эту группу. Или другой пример, пользователь находится вне офиса и него установлен OOF отправляя сообщение вы будите заранее предупреждены о том что пользователь вне офиса и увидите его OOF до отправки сообщения!, возможно вам уже не понадобится ему писать письмо. MailTips (подсказки) можно использоваться как автоматический ответы, например автоматического ответа от HelpDesk на приходящее сообщение, нет необходимости в отсылке сообщения пользователю что ваше сообщение будет обработано в течении X времени, MailTips сделает за это сама! и главное до отсылки сообшения. Или как приянто все сообшения в крупных компания проходят через службы Help Desk можно вешать временые сообшения такие как, “Служба подержи в связи с праздиками на выходных работает до 3х!
    Тем самым MailTips помогает уменьшить ненужные и случайно отосланные сообщение, меньше ошибок, меньше NDR-ов, меньше обращений в службу поддержки, меньше головной боли администраторам, и так далее…

    MailTips срабатывает в следующих сценариях

    • Если почтовый ящик получателя переполнен
    • Размер сообщения превышает лимит отправителя
    • Если сообщение превышает квоту получателя
    • Если один из получателей вне офиса
    • При отправке электронной почты большому числу получателей
    • При отправке на внешние и недействительные домены
    • При попытке отправить сообщение закрытым групам или пользователям
    • При попытке отправить письма на Moderated группы
    • При бронировании комнаты (ресурсов)
    • Превышении лимита прикреплённых вложений

    То что следует учитывать в MailTips:

    • Настройка и конфигурирования MailTips осуществляется с Exchange Management Shell, плюс возможность минимальной работы с MailTips средствами Exchange Control Panel (веб консоль)
    • Отсутствует GUI для настройки или управления средствами Exchange Management Console.
    • Конфигурирование MailTips осуществляется на уровне организации, для настройки MailTips вы должны иметь соответствующие права на уровне организации.
    • MailTips полностью настраиваемые и могут быть полностью настроены под организацию
    • Поддерживаются только клиенты Outlook 2010 и Outlook Web App (Outlook Web Access)
    • Архитектура MailTips основана на взаимодействии сервера клинского доступа (CAS) и сервера почтовых сообщений (MBX), MailTips рабоатют как Exchange Web Services и располагаются на сервере клиентского доступа.
    • Можно назначать подсказки на нескольких языках
    • Устанавливаемые MailTips ограничены 250 символами
    • Пользовательские подсказки могут содержать HTML-ссылки

    От теории к практике,
    для того чтоб посмотреть настройки MailTips на уровне организации набираем
    get-OrganizationConfig | fl *Mailtips*

    get-OrganizationConfig | fl *Mailtips*

    Как видно по рисунку всего у нас 5 параметра позволявшие сконфигурировать MailTips на уровне организации

    MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled
    Подсказки для внешних получателей. Значение по умолчанию $false.

    MailTipsLargeAudienceThreshold
    Определяет величину большой аудитории. Значение по умолчанию равно 25.

    MailTipsMailboxSourcedTipsEnabled
    Подсказки основанные на данных почтового ящика, отсутствие на работе или переполненный почтовый ящик Значение по умолчанию равно $true.

    MailTipsGroupMetricsEnabled
    Параметр указывает включены ли подсказки, основанные на данных групповой метрики. Значение по умолчанию равно $true.

    MailTipsAllTipsEnabled
    Указывает включены подсказки или нет. Значение по умолчанию $true.

    Для того чтоб разрешите или запретить MailTips используем командлет set-OrganizationConfig, пример;
    set-OrganizationConfig -MailTipsAllTipsEnabled $true или $false соответственно

    По умолчанию MailTips для внешних получателей отключены, если вы хотите чтобы ваши пользователи знали, о том что они добавили внешних пользователей (в письме в поле To:, Cc:..), настраиваем:
    set-OrganizationConfig -MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled $true

    set-OrganizationConfig -MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled $true

    Настройка значения большого количества получателей, пример ставим значение в 7
    set-OrganizationConfig -MailTipsLargeAudienceThreshold 7

    set-OrganizationConfig -MailTipsLargeAudienceThreshold 7

    Для настройки пользовательских MailTips для получателей можно использовать ниже приведенные командлеты.
    Set-Mailbox
    Set-MailUser
    Set-DistributionGroup
    Set-DynamicDistributionGroup
    Set-MailContact
    Set-MailPublicFolde

    Пример настройки MailTip для группы
    set-DistributionGroup -Identity ‘Help Desk Team’ -MailTip ‘Help Desk Team contact you as soon is possible, thank you for you patience!’
    И проверка сообщения
    get-DistributionGroup ‘Help Desk Team’| fl DispalyName,WindowsEmailAddress,MailTip

    set-DistributionGroup -Identity 'Help Desk Team' -MailTip 'Help Desk Team contact you as soon is possible, thank you for you patience!'

    Тоже самое только с Exchange Control Panel

    Exchange Control Panel, MailTips

    Примеры работы MailTips в Outlook 2010

    Подсказки на отправку внешним получателям

    MailTips in Outlook 2010

    Результат того что настраивали выше, для группы Help Desk Team

    MailTips in Outlook 2010

    Превышение лимита на прием

    MailTips in Outlook 2010

    Out of Office уведомление

    MailTips in Outlook 2010

    Все в месте

    MailTips in Outlook 2010

    Вот на этом пока все

    Подробно о MailTips смотрим тут:
    Understanding MailTips
    Configure Organizational Settings for MailTips
    Configure Custom MailTips for Recipients

    Arman Obosyan
    http://postmaster.ge/blog

    last update at 6/4/2010

Комментарии

  1. Арман, респект за подробную статью! Так держать!

  2. Арман, спасибо за статью.
    К слову – на TechDays в Москве, когда Андрей Бешков рассказывал про Exchange 2010, про MailTips наверное больше всего вопросов было задано 🙂

  3. set-OrganizationConfig -MailTipsAllTipsEnabled $true или $false
    отключит mail tips для ошибок? Например при попытке отправить письмо с чужого адреса, раньше NDR приходил, а теперь mail tips сразу не пускает.
    Надо проверить отключается или нет.

  4. Отличная статья. Спасибо!