Главная Exchange/UC, Без рубрики, Новое Личные архивы в Exchange 2010 (Personal Archive)
  • Личные архивы в Exchange 2010 (Personal Archive)

    image Для того, чтобы отделить устаревшие элементы в почтовых ящиках пользователей от актуальных, ранее в MS Outlook применялся механизм архивации почты, в результате которого, все элементы с определенным сроком давности перемещались в локальный PST файл и тем самым удалялись с сервера Exchange. Этот механизм работает и сейчас, но он является устаревшим и малоэффективным, хотя бы просто потому, что локальными PST файлами уже нельзя управлять с сервера Exchange. На смену, или точнее на помощь, этому функционалу в Exchange 2010 пришла новая технология создания личного архива (Personal Archive), которая сильно заинтересовала администраторов Exchange 2010, а с учетом изменений, которые были внесены в неё в SP1, она стала очень полезной и для организации в целом. Примечание: Необходимо знать, что использование личных архивов требует наличия Enterprise CAL для почтовых ящиков.

    Для перемещения писем из основного почтового ящика пользователя в архивный используются политики архивации. Политики архивации — это политики хранения, о которых было рассказано в первой части цикла статей “Управление почтовыми ящиками в Exchange 2010 – Политики хранения”. Данные политики реализованные путем создания тегов хранения, задающих действие переместить в архив (MoveToArchive). После включения личного архива почтовому ящику автоматически присваивается политика архивации по умолчанию, которая определяется следующими тэгами:

    Имя тега хранения Тип тега Описание
    Перемещать в архив по умолчанию через 2 года По умолчанию Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через 2 года. Применяется к тем элементам во всем почтовом ящике, к которым не был применен тег хранения, явный или унаследованный от папки.
    Перемещать в архив личные через 1 год Личные Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через 365 дней.
    Перемещать в архив личные через 5 лет Личные Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через пять лет.
    Никогда не перемещать личные в архив Личные Сообщения никогда не перемещаются в архивный почтовый ящик.

     

    Примечание: Указанные выше тэги являются системными, следовательно, чтобы они присутствовали в выводе командлета Get-RetentionPolicyTag, необходимо использовать параметр IncludeSystemTags.

    Создание личного архива для почтовых ящиков

    По умолчанию личные архивы отключены для всех почтовых ящиков. Включение личного архива может быть выполнено двумя способами:

    1. Во время создания нового почтового ящика для нового пользователя

    Во время создания нового пользователя в Exchange 2010, визард предлагает настроить параметры архива, а в SP1 ещё и указать в какой базе данных архив будет размещен:

    image

    Рис.1: Создание личного архива для нового пользователя и размещение его в отдельной базе данных.

    Возможность выбора базы данных почтовых ящиков для размещения архива является очень важным изменением, внесенным в Service Pack 1 для Exchange 2010, т.к. ранее можно было хранить личный архив только в той же самой базе данных, в которой находился основной почтовый ящик.

    2. Включение лично архива для уже имеющегося почтового ящика

    Если пользователь в AD уже существует, то придется сначала создать для него почтовый ящик, а потом активировать функцию личного архива. Делается это из контекстного меню почтового ящика, как показано на рисунке:

    image

    Рис.2: Активация функции личного архива для имеющегося почтового ящика.

    Либо при помощи команды:

    EnableMailboxIdentity User1” –Archive 

    Проверить место расположения архива можно либо в свойствах почтового ящика, либо командой

    Get-Mailbox “User1” | fl Name,Database,ArchiveDatabase

    image

    Рис.3: информация о базах данных, которым принадлежит почтовый ящик.

    Переместить архивный почтовый ящик в другую базу данных можно командой:

    Get-Mailbox “User1” | New-MoveReques –ArchiveOnly –ArchiveTargetDatabase MDB1

    image

    Рис.4: Перемещение личного архива в другую базу данных при помощи EMS.

    Либо при помощи EMC создав Новый локальный запрос на перемещение (New Local Move Request) и выбрав опцию Переместить только архивный почтовый ящик (Move only archive mailbox):

    image

    Рис.5: Перемещение личного архива в другую базу данных при помощи EMC.

    Настройка квот для личного архива

    Поскольку личные архивы по умолчанию создаются с неограниченным хранилищем, необходимо настроить квоты хранилища личного архива, чтобы предотвратить неконтролируемое разрастание базы данных. Квоты бывают двух видов:

    • · Квота предупреждения архива – Когда личный архив превышает указанную квоту предупреждения, это событие регистрируется в журнале для администратора Exchange, а в почтовый ящик пользователя отправляется предупреждающее сообщение.
    • · Квота архива – Когда личный архив превышает указанную квоту архива, то сообщения больше не перемещаются в архив, а в почтовый ящик пользователя отправляется предупреждающее сообщение.

    Для настройки квот можно использовать графическую консоль Exchange (Свойства почтового ящика – Mailbox Settings – Archive Quota):

    image

    Рис.6: Настройка квоты для личного архива

    Но таким образом можно настроить только размер архива, при котором отправляется уведомление, и это не совсем удобно в случае, когда пользователей много. Чтобы настроить оба вида квот для всех почтовых ящиков, нужно воспользоваться командой:

    Get-Mailbox | Set-Mailbox -ArchiveQuota 1GB -ArchiveWarningQuota 950MB

    Отключение и подключение личных архивов

    Личные архивы можно отключить от почтовых ящиков. После отключения личный архив остается в базе данных почтовых ящиков по умолчанию в течении 30 дней. В это время его можно восстановить, связав с существующим почтовым ящиком.

    Примечание: Если отключить личный архив, а потом его включить, то почтовый ящик получит новый архив.

    Для отключения личного архива можно воспользоваться командой:

    Disable-Mailbox –Identity “User1″ –Archive

    Либо графической консолью управления Exchange, для этого нужно нажать на почтовый ящик пользователя правой кнопкой мыши и выбрать действие Disable Archive.

    Для возвращения личного архива почтовому ящику сначала необходимо его найти среди отключенных почтовых ящиков. Для этого можно воспользоваться графической консолью (Recipient Configuration – Disconnected Mailbox):

     

    image

    Рис.7: Расположение отключенных почтовых ящиков.

    Примечание: Возможно, сначала придется перезапустить службу Microsoft Exchange Information Store и выполнить команду Clean-MailboxDatabase.

    а затем выполнить действие Connect to Primary Mailbox.

    Подключить архивный почтовый ящик можно и при помощи EMS, для этого необходимо выполнить те же действия:

    1. Узнаем имя отключенного архива

    Get-MailboxDatabase “MDB2” | Get-MailboxStatistics | Where {($_.DisconnectDate -ne $null) -and ($_.IsArchiveMailbox -eq $true)} Format-List

    В данном примере выполняется поиск всех отключенных личных архивов в базе данных почтовых ящиков MDB2 и отображаются все дополнительные сведения о личных архивах, такие как идентификатор GUID и количество элементов.

    2. Подключение личного архива к основному почтовому ящику

    Connect-Mailbox -Identity “8734c04e-981e-4ccf-a547-1c1ac7ebf3e2” -Archive -User “User1” -Database “MDB2”

    В этом примере выполняется подключение архива пользователя User1 к основному почтовому ящику этого пользователя, и в качестве удостоверения личного архива используется идентификатор GUID.

    Примечание: Придется подождать, пока закончится репликация Active Directory, прежде чем пользователь сможет получить доступ к этому личному архиву.

    Название личного архива

    Чтобы было удобнее ориентироваться в большом количестве архивных почтовых ящиков, их названия можно изменить в Cвойствах почтового ящика – Mailbox Features Archive:

    image

    Рис.8: Изменение имени личного архива.

    Использование личного архива на практике

    Доступ к архивному почтовому ящику может быть осуществлен только при использовании MS Outlook 2010 либо Outlook Web App:

    image

    Рис.9: Отображение личного архива в Outlook Web App.

    Сообщения могут быть помещены в архив либо пользователями в ручном режиме, либо автоматически при помощи политик хранения. Как говорилось выше, при активации функции личного архива, автоматически создается политика хранения по умолчанию, основанная на тэгах хранения. Вы можете изменить эти тэги, либо создать свои, о том как это сделать было написано в первой части – «Управление почтовыми ящиками в Exchange 2010 – Политики хранения».

    Заключение

    При помощи использования личных архивов, администраторы Exchange 2010 SP1 могут значительно снизить нагрузку на дисковую подсистему сервера, путем переноса устаревшей корреспонденции в отдельную базу данных почтовых ящиков, расположенную на более дешевых хранилищах. При этом они могут избежать проблемы потери контроля над содержимым архивных почтовых ящиков, что было бы неизбежно в случае переноса записей в локальный PST файл.

    PS. Данная статья является частью цикла “Управление почтовыми ящиками в Exchange 2010”, полную версию которого вы можете скачать в формате PDF.

    Алексей Богомолов (Alexx)
    http://alexxhost.ru

Комментарии

  1. Добрый день. Спаибо за материал.
    Скажите,а после перемещения в архив, там сообщение будет лежать вечно, или можно настраивать также политики удаления из архива скажем через год?

  2. Будет лежать пока размер архива не достигнет квоты. Думаю, что политики хранения на архив распространить не получиться.

  3. Не плохая стать. Немного поподробнее бы о типах тегов. Хотя возможно об этом логичнее написать в Вашей же статье о политиках хранения.

    P.S. Очень огорчает …”Доступ к архивному почтовому ящику может быть осуществлен только при использовании MS Outlook 2010″

  4. Спасибо за статью.
    Подскажите, возможно ли получить доступ к архиву другого пользователя (по аналогии с почтовым ящиком) и если да то как?

  5. Сам себе и отвечаю.
    Чтобы получить доступ к архивам всех ящиков, нужно:

    1)Сохранить выходные данные командлета Get-Mailbox в переменной $Mailboxes
    $Mailboxes = Get-Mailbox
    2) Удалить старые разрешения
    $mailboxes | ForEach {remove-MailboxPermission -Identity $_.Identity -User ‘пользователь домена’ -AccessRights FullAccess -Confirm:$False}
    3)добавить разрешения заново
    $mailboxes | ForEach {add-MailboxPermission -Identity $_.Identity -User ‘пользователь домена’ -AccessRights FullAccess -Confirm:$False}

    Exchange 2010 SP1 умеет автоматически подсоединять расшареные ящики к профилю пользователя, но не больше 32, поэтому если ящиков больше получим предупреждение.

  6. Только установил 2010.
    Как архив в Outlook (2003, 2007) увидеть?

  7. >Только установил 2010
    Outlook 2010 или Exchange 2010?
    Какой именно архив вам нужно увидеть? Если архивный почтовый ящик – то никак!, точнее только через Outlook Web App.

  8. Хреново.
    2010 – exchange, у юзеров Outlook 2003

  9. Следует добавить, что далеко не любая редакция Outlook 2010 будет отображать архивную папку! А только Professional или Professional Plus.
    То есть, к примеру, пользователь редакции “для дома и офиса” или Standart – архивную папку не увидят!

  10. Большое спасибо, почерпнул новое, возник вопрос, почему нет ни слово о хранении архивных папок не на сторадже, а на Exchange Hosted Archive (или BPOS) ведь данная настройка есть “create a remoe hosted archive”. Я так понимаю оно позволяет те ящики которые уже и так используют сервис MS (EHS+EHA) переносить данные туда, а не использовать Journal Rule.

    В обще гугление на эту тему результатов не дало, как то почти и нет информации по использованию данной опции. Предполсылки есть, сам сервисе EHA анонсировали поддержку клиентов outlook в первом квартале. А пока не понятно как совместить удобство и надежность облачного архивного с существующей практикой, когда архив должен быть всегда под рукой.

  11. Лично я с облачными сервисами MS-а не работал, так что конкретного ни чего по вопросу не скажу. Есть только информация о том, что можно держать сам почтовый ящик у себя, а его архив перенести в облако, но не наоборот!
    Уверен, что при подписке на Exchange Hosted Services, тамошняя техподдержка поможет решить вам все трудности без дополнительных финансовых вложений.

  12. вопрос, а какой рекомендуемый размер архива. потому как на данный момент пользователи имеют PST файлы размером до 20Гб. а насколько я помню размер ящика не рекомендуется больше 2Гб, актуально ли это для exch2010 и для архивов.

  13. На сколько мне известно, ограничений на размер архивного почтового ящика нет, 20 Гб – это вполне нормально. 2Гб – это размер ящика по умолчанию в Exch 2010, так что рекомендуемый максимальный размер явно должен быть больше (не подскажу сейчас сколько конкретно).
    Помните, что при необходимости вы можете наложить квоты на размер аривов.

  14. В сп1 дефолтная квота на архив то ли 40, то ли 50Гб. Нет сейчас под рукой виртуалки.

  15. Спасибо за интересную статью! 🙂

  16. Подскажите пожалуйста, как увеличить стандартную квоту почтового ящика с 2Gb скажем до 5Gb?

  17. Настройки дефолтных квот для почтовых ящиков хранятся в свойствах базы данных. Открываете свойства базы, в которой лежит ящик – вкладка Limits.

  18. Dmitry, не знаю как в “Для дома и офиса”, но в Standart все отлично видно, если дать человеку разрешения на полный доступ к своему же ящику. Ток после этого я улицезрела в аутлуке свой архив. Хотя мне кажется, это вариант “через одно место”, должен быть более прямой способ.

  19. Доброго дня.

    Хоть бы один этот киндервуд сказал, что для работы с персональными архивами обязательно должен быть пакет Microsoft Office Proffesional Plus! а стандарт не работает, блин как в рекламах на телевизоре мелким шрифтом на сайте микрософта это написано и только в одном месте и только на английском.

  20. Доброго времени суток.
    Подскажите, как можно из существующего архива переместить все письма в основной ящик?
    Спасибо.

  21. Думаю, что только руками.