Главная SharePoint, Без рубрики, Новое Основы рабочих процессов SharePoint 2010. Часть 1.
  • Основы рабочих процессов SharePoint 2010. Часть 1.

    icon_workflowЖелание делать больший объём работы за меньшее время вполне нормально. Нормально для бизнеса, т.к. это увеличивает прибыль при минимальном росте затрат. Нормально и для сотрудника, рассчитывающего получить за более эффективную работу премию. Сразу определимся с небольшим понятием: Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Для наглядности бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов. (wiki) В наиболее простом случае процесс – это поток работы, переходящий от одного человека к другому

    Многие прогрессивные организации последние годы усиленно занимаются оптимизацией этих процессов, в частности стараются уменьшить количество файлов пересылаемых по электронной почте в качестве вложений, при этом также пытаются понизить объёмы печатаемых документов. Зачастую информация множественно дублируется, что приводит как к сложностям с работой у сотрудников, там и с обслуживание и производительностью у ИТ отделов, отвечающих за хранение терабайт информации.Часть описанных выше проблем позволяет решить SharePoint Foundation, использующий компонент .NET 3.5 – Windows Workflow Foundation. WF дает функционал, позволяющий построить корпоративные рабочие процессы, а именно встроенную поддержку транзакций, трекинг и уведомления. WF не работает как самостоятельное приложение, а всегда работает с программами платформы SharePoint. Поскольку SharePoint Server построен на основе версии Foundation, обеспечивается совместимость рабочих процессов.

    Работая с SharePoint, можно помочь бизнес-процессам, за счет использования нескольких методов:

    1. Подписка RSS – достаточно простой и удобный способ читать обновления, публикуемые на сайте. Используя данный метод, клиент, получает информацию при открытии IE либо Microsoft Outlook.

    2. Оповещения – метод для регулярных оповещений о новых, измененных, добавленных или удаленных документах. При совершении события, пользователь просто получает письмо с информацией. Оповещения могут отсылаться немедленно, либо в качестве дневной или еженедельной рассылки.

    3. Утверждение контента – метод, который вместе с функцией версионности позволяет управлять контентом, определяя право видеть черновые версии только определенной группе людей. При включённом утверждении контента для библиотеки или списка, в них появляется специальное поле статуса утверждения и возможность принять или отклонить конкретный элемент. Статусов у таких элементов может быть три: Одобрено, Отклонено и Ожидание. Пользователь с правом управления списком имеет возможность менять статус элемента. При этом утверждающим контент сотрудникам никаких оповещений по электронной почте о появлении новых файлов не приходит, что бы увидеть список и статус элементов, им необходимо зайти на сайт.

    Но все же ничего из перечисленного не позволяет автоматизировать бизнес процессы основываясь на пошаговом процессе. Вы можете комбинировать эти методы вместе, использовать утверждение контента вместе с оповещениями, тем самым создавая простой рабочий процесс, который будет посылать письмо, если сотрудник вашего отдела опубликует новую основную версию документа. Однако такой вариант поможет решить лишь небольшое количество бизнес-процессов.

    SharePoint предоставляет два других метода, позволяющих автоматизировать процессы:

    · Рабочий процесс (Workflows) Используется для автоматизации, и отслеживания хода некоторых операций, требующих вмешательства другого человека. Вмешательство может быть разным, например уведомления сотрудника, когда его действия, необходимы для продвижения рабочего процесса вперед. Такие процессы могут занять несколько дней, недель или месяцев и, возможно, придется ждать другого события до завершения процесса. Рабочие процессы могут быть созданы с помощью браузера, SharePoint Designer и Visual Studio.

    · Приемник событий (Event Receivers) – используется для автоматизации процессов, которые не требуют вмешательства человека. Приемники событий может только быть созданы с помощью Visual Studio.

    Планирование процесса автоматизации

    Рабочие процессы не могут автоматизировать задачи, пока сама задача, которая должна быть автоматизирован не будет разбита на множество атомарных действий. Рабочий процесс не отслеживает статус информации хранящейся в бумажных документах. Автоматизация бизнес процесса осуществима, только если вы полностью понимаете, как выполнить этот процесс вручную. Однозначно на этапе планирования необходимо заручиться поддержкой владельца бизнес процесса, который сможет достаточно грамотно его описать. Планирование рабочих процессов гораздо более важный момент, чем непосредственное их создание в SharePoint Designer. Выбирая бизнес процесс для автоматизации ищите процессы, которые изначально предсказуемы и где затраты на создание рабочего процесса вернутся максимальным сокращением времени на его выполнение.

    Введение в терминологию

    Так же как сайты, коллекции и библиотеки базируются на шаблонах, рабочие процессы используют свои шаблоны. Эти шаблоны устроены как компоненты (features) SharePoint, которые могут быть активированы и наоборот деактивированы на уровне сайта или коллекции сайтов, используя браузер или PowerShell. Шаблон рабочего процесса доступен, только если возможность рабочего процесса активирована.

     

    features

     

    SharePoint Foundation поставляется с единственным шаблоном трех этапного рабочего процесса, в то время как SharePoint Server содержит множество рабочих процессов ориентированных на документы и один процесс Веб-Аналитика, созданный для сайта.

    Рабочий процесс это ряд задач, выполнение которых производит к результату. Созданный рабочий процесс должен быть привязан к одному из трех объектов: библиотеке, списку, сайту. Вы так же можете связать шаблон рабочего процесса с типом содержимого и впоследствии добавить тип содержимого к библиотеке или списку.

    Рабочий процесс может быть запущен используя шаблон, определяющий условия, которые необходимо проверить для того, чтобы решить какие задачи должны быть выполнены для получения результата.

    На уровне коллекции сайтов, вы можете использовать страницу «Рабочие процессы» для того, чтобы посмотреть, какие шаблоны рабочих процессов доступны сейчас. Так же так доступен список рабочих процессов, которые сейчас выполняются.

    Для получения доступа к странице необходимо:

    1. Зайти в «Действия сайта» – «Параметры сайта»

    2. В блоке «Администрирование сайта» нажмите на «Рабочие процессы».

     

    image

     

    Если вы не видите опции «Рабочие процессы», то вполне вероятно, что вы находитесь на странице администрирования дочернего сайта, а не коллекции сайтов.

    К сожалению, страница «Рабочие процессы» не предоставляет никаких ссылок, позволяющих понять какой шаблон рабочего процесса привязан на каком уровне. (библиотека, список, сайт, тип содержимого)

    Рабочий процесс всегда имеет начало и конец. Стартует рабочий процесс после определенного выбранного события для файла или элемента списка. Далее он проходит через определенные в шаблоне процесса этапы к конечной точке. После чего на рабочем процессе отображается состояние – «Завершен». Рабочий процесс не делает никакой другой работы, пока новый экземпляр рабочего процесса не будет запущен.

    Одновременно может существовать несколько разных рабочих процессов и более того для одного файла они так же могут одновременно выполняться.

    В зависимости от шаблона рабочего процесса и его конфигурации, запуск рабочего процесса может произойти в следующих случаях:

         – Вручную. Тут есть нюанс, запустить такой рабочий процесс смогут только , пользователи, имеющие разрешение «Управление списком». Используйте этот вариант, если вы хотите протестировать новый рабочий процесс либо же если вам нужно выполнить рабочий процесс для уже добавленных в библиотеку файлов.

         – Автоматически при создании элемента списка или документа.

         – Автоматически при изменении элемента списка или документа.

    В разработанных дополнительно рабочих процессах могут поддерживаться другие методы запуска, не представленные в этом списке. Например, в SharePoint Server 2010 доступен четвертый метод запуска рабочего процесса, инициализируемый политикой управления сведениями.

    Хотя это и не является строго обязательным, большинство рабочих процессов используют следующие два списка:

         – Список задач. (Tasks) Используется для создания элементов задач напоминающих пользователям, о необходимости выполнения работы либо о сборе информации для следующего шага рабочего процесса. Рабочие процессы также могут отправлять электронные сообщения пользователям со ссылками на задачи, которые на них возложены.

         – История рабочих процессов. (Workflow History) Скрытый список, который не виден из содержимого сайта. Отслеживает рабочие процессы, которые выполняются или были завершены. Содержит основную информацию типа: дата, статус, участники и описание. На основе содержимого списка истории, вы можете создавать отчеты показывающие продолжительность выполнения рабочего процесса, а так же активность его использования. Вы также можете создать отчеты об ошибках и отменах, которые показывают, какие процессы рабочего процесса в настоящее время отменены, какие запуски рабочего процесса завершились с ошибками во время выполнения. Как уже было сказано выше, данный список скрыт и не отображается в содержимом узла, при этом он наследует разрешения сайта. Поэтому любой пользователь, который имеет разрешения «Совместная работа» может обновить элементы в этом списке. Вы можете увидеть этот список набрав в браузере: http://sitename/lists/Workflow History/. Для русской версии SharePoint нужно сделать поправку, в ней этот список называется: «Журнал списков и рабочих процессов» и находится по адресу: http://sitename/Журнал%20списков%20и%20рабочих%20процессов/

    Использования списков для хранения задач и истории рабочих процессов со временем может сказаться на производительности и скорости работы сайта. Поэтому Microsoft создала ежедневное задание автоматической очистки, которое удаляет элементы в списке задач через 60 дней после выполнения или отмены рабочего процесса. История рабочего процесса не удаляется. Поскольку на данных списках стоят разрешения сайта и один из них регулярно очищается, вы не должны использовать их в качестве аудита того, что делают рабочие процессы.

    Рабочие процессы в библиотеках и списках.

    Сотрудники, имеющие права «Управления списком» могут, используя «Параметры рабочих процессов» привязывать шаблон процесса к списку или библиотеке. Такой рабочий процесс может отрабатывать только конкретный типа содержимого, либо же для любой. Со страницы «Параметры рабочих процессов» вы выбираете, где задачи и истории будут храниться, а так же ставите условия, которые вызывают экземпляра рабочего процесса для элемента списка или файла. На этой странице Вы также можете изменять и удалять существующие рабочие процессы. Давайте возьмем в качестве примера использование трехэтапного рабочего процесса. Трехэтапный рабочий процесс предназначен для отслеживания статуса элемента списка через три этапа (состояния). С помощью такого рабочего процесса можно управлять бизнес-процессами, при которых организации требуется отслеживать большое количество вопросов или элементов, например вопросы клиентов в службу технической поддержки.

    При запуске рабочий процесс создает задачу для назначенного сотрудника. Получив задачу, участник команды выполняет работу, необходимую для завершения задачи. Необязательно, чтобы работа находилась в списке или на узле, на котором располагается список отслеживания вопросов. Например, получив задачу рабочего процесса по разработке плана обслуживания банкета, участник команды обращается в компанию по организации банкетов и разрабатывает план совместно с ней. После разработки чернового варианта плана обслуживания банкета он делает отметку о выполнении задачи рабочего процесса. В этот момент в списке отслеживания вопросов статус задачи по планированию мероприятия изменяется с «Активно» на «Готово к проверке» и создается вторая задача для координатора мероприятия по проверке плана организации банкета. После проверки и утверждения этого плана координатор мероприятия помечает свою задачу рабочего процесса как выполненную, а состояние задачи изменяется с «Готово к проверке» на «Завершено».

    Чтобы добавить шаблон рабочего процесса в библиотеку или список, вам необходимо указать имя процесса, выбрать условие его запуска, предоставить информацию необходимую процессу, особенно если он запускается автоматически.

    Используйте следующие шаги, чтобы добавить шаблон рабочего процесса для списка или библиотеки:

    1. Создайте новый настраиваемый список с именем «Holiday Request». Не трудно догадаться, что он будет использоваться для хранения запросов на отгул. Создайте в списке новый столбец «Holiday Status» типа «Выбор». В качестве вариантов выбора введите: Holiday Request Submitted, Holiday Request Approved и Holiday Taken. Этот столбец будет отображать текущий статус запроса.

    2. Разверните в ленте параметры списка. В выпадающем меню рабочего процесса, нажмите «Добавить рабочий процесс»

    3. В типе содержимого укажите «Все» или сразу выберите шаблон рабочего процесса. Выбирая определенный тип содержимого, убедитесь, что данный тип уже привязан к библиотеке. Оставшиеся шаги предполагают, что вы выбрали рабочий процесс «Три Этапа».

     

    1

     

    4. В уникальном имени рабочего процесса укажите «Holiday Request Approval.». Это имя будет использоваться для создания колонки в списке, а поэтому должно быть уникально выданный библиотеке. Не стоит использовать уже зарезервированные имена колонок.

     

    2

     

    5. Если в «Списке задач» и в «Списке журналов» выбрать создание новых списков, то они будут созданы с именем рабочего процесса.

    6. В блоке настроек «Параметры начала» выберите опцию запуска рабочего процесса. Для тестовых целей можно выбрать варианта «Пользователь с разрешениями на изменение может запускать вручную»

     

    3

     

    7. В выпадающем меню выберите колонку статус, созданную в списке. Эта колонка отображает текущее состояние запроса и вдобавок указывает промежуточные и конечные состояния.

     

    6

     

    Участник рабочего процесса может завершить задачу рабочего процесса в трехэтапном рабочем процессе двумя способами. Он может изменять задачу рабочего процесса, делая отметку о ее выполнении, или изменять статус элемента рабочего процесса в списке (при наличии разрешения на изменение этого списка). Если участник команды вручную обновляет статус элемента рабочего процесса в списке, задача рабочего процесса завершена. Если он изменяет задачу рабочего процесса, делая отметку о ее выполнении, статус элемента рабочего процесса изменяется на «Завершено». На изображении три статуса: Holiday Request Submitted, Holiday Request Approved and Holiday Taken.

    8

     

    8. Далее конфигурируется, что должно произойти при запуске рабочего процесса.

     

    Все достаточно просто, заполняя параметры шаблона рабочего процесса, вы указываете, кому формируется задача на выполнение работ на каждом этапе, ее параметры. А так как исполнитель о задаче узнает, в качестве способа предлагается оповещать сотрудника по электронной почте.

    И так на двух этапах (Holiday Request Submitted, Holiday Request Approved). После того, как привязка закончена, можно приступить к проверке работы. Замечу, что если вы выбрали оповещение по электронной почте, то для выполнения рабочего процесса ваш SharePoint должен иметь сконфигурированную настройку исходящей почты. Что делается через центр администрирования.

    Запуск рабочего процесса в данном случае делается вручную и после добавления элемента в список «Holiday Request».

     

    9

     

    Ну а далее статус рабочего процесса меняется на «Выполняется». И все начинает крутиться без участия человека, запустившего рабочий процесс.

     

    10

     

    11

    Резюме первой части: Использование рабочих процессов в SharePoint 2010 – отличный способ автоматизации сложных бизнес-процессов. Но пользователи без подготовки самостоятельно с ними не справятся. ИТ специалисту же, кроме понимания технологии рабочих процессов SharePoint необходимо уметь слушать бизнес и пытаться раскладывать процессы бизнеса на составные шаги, дабы в последствии автоматизировать подходящие операции указанном выше способом. Надеюсь, первый кирпичик в данной сложной теме этой статьей был заложен. Статья фактически является конспектом, собранным из еще не вышедшей книги «Microsoft SharePoint Foundation 2010 Inside Out» и нарезки с сайта office.microsoft.com. Посему качество языка оставляет желать лучшего.

     

    Скачать статью в PDF

    Sharepoint2010

    Продолжение следует…

    Илья Рудь

    itband.ru

Комментарии

  1. Спасибо Вам. Офигенная статья.

  2. Спасибо, на днях будет вторая часть, тоже достаточно большая по размеру.

  3. Отличная статья, Спасибо Илья.

  4. При выполнении пункта:
    2. Разверните в ленте параметры списка. В выпадающем меню рабочего процесса, нажмите «Добавить рабочий процесс»
    Выдаёт ошибку следующего содержания:

    Ошибка
    В семействе веб-сайтов или рабочей области нет доступных рабочих процессов. Обратитесь к администратору.

    Устранение неполадок в работе службы Microsoft SharePoint Foundation.

    Идентификатор взаимосвязи: 41d8f3be-c059-4200-9d3b-d5d2cf1a0d9c

    Дата и время: 03.08.2011 17:16:28

  5. У вас Foundation?
    Feature (Возможность)активирована?

  6. Когда захожу в: 2. В блоке «Администрирование сайта» нажмите на «Рабочие процессы».
    то у меня пишет: Рабочие процессы

    С этим списком сейчас не связан ни один рабочий процесс.

  7. У меня
    sharepoint server 2010

  8. Все правильно вам пишет.
    Ну видимо действительно нет ни одного рабочего процесса.

    Активируйте фичу:
    http://itband.ru/wp-content/uploads/2011/08/features_thumb2.png

    И попробуйте добавить в список добавить рабочий процесс.

  9. подскажите адресс для активирования этой фичи
    а то у меня в параметрах сайта:
    Администрирование сайта
    _______________________
    Региональные параметры
    Библиотеки и списки сайта
    Оповещения пользователя
    RSS-канал
    Поиск и доступность для автономных клиентов
    Сайты и рабочие области
    Параметры рабочих процессов

  10. “Возможности семейства сайтов”, нужно вам.
    Это настройки семейства узлов. А вы в админке конкрентного узла скорее всего.

  11. А если нет ни одного семейства веб-сайтов?
    я так понял я создал только просто сайт через “пустая рабочая область”

  12. Не может такого быть. Без обид, начните читать статьи по SharePoint по порядку. Начните с со статьи по архитектуре. (На данном сайте в разделе SharePoint)

  13. “Приемник событий (Event Receivers)” – Илья, это такой официальный перевод??
    И есть замечательная надстройка для SP,которая позволяет делать ReventREceivers на PowerShell. “iLoveSharepoint SharePoint Power EventReceiver 2010”

  14. Скорее всего нет. Я проверю завтра и если что поменяю.

  15. В пп. 7 и 8 одна и та же картинка, должны быть разные.

    Спасибо за статью, я так понял, это по моему заказу. Был в отпуске, только прочитал.

  16. Спасибо, подправил.
    Да вроде не по заказу писал, просто курс готовил и паралельно конспектировал)

  17. Всем привет, спасибо за статью!

    У рабочих процессов одна проблема — что очень мало активностей, всего около 30 штук. Постоянно встаешь в простых местах с вопросом “а как” — и выясняется, что, увы, никак.

    Поэтому мы сделали продукт, включающий 180 новых активностей для рабочих процессов. Теперь там можно все – и документы создавать и конвертировать, и картинки, и SQL, и XML… а если что-то всетаки нельзя, то в нем есть активности для выполнения кода C#, Visual Basic, PowerShell из рабочего процесса.

    Продукт платный, но включает около 30 бесплатных активностей. Скачать можно здесь: http://www.harepoint.com/Products/HarePointWorkflowExtensions/Default.aspx

    С уважением,
    Александр

  18. Здравствуйте.

    У меня в русской версии sharepoint server 404 ошибка по адресу http://sitename/Журнал%20списков%20и%20рабочих%20процессов/

    Уже как только не пробовал. В чем может быть проблема?

  19. Ваш комментарий