Главная Без рубрики, Новое Проблемы оценки экономической эффективности IT проектов.
  • Проблемы оценки экономической эффективности IT проектов.

    The diagramme В предыдущих статья нашего цикла по экономике в ИТ мы рассмотрели теоретические подходы к расчету совокупной стоимости владения, поговорили о методике расчета ROI, выяснили, что оценка возврата инвестиций не слишком простая задача, особенно, когда речь идет о «внутреннем» ИТ проекте. Оценка по ROI, на наш взгляд, вряд ли может быть использована. В этой связи, мы предлагаем рассмотреть оценку по TCO на примере предложенного нами бизнес-кейса для небольшой компании.

     

    Напомним, что для компании SMB сектора экономическая целесообразность решения часто не менее актуальна, чем техническая потребность во внедрении того или иного решения, а стало быть, предлагая новое ИТ решение, следует уделить этому этапу особое внимание.

     

    Описание бизнес кейса

     

    Здесь мы рассмотрим вымышленную компанию, на примере которой попытаемся сделать расчет TCO, и оценить насколько целесообразно с экономической точки зрения будет внедрение ИТ решения, для которого есть техническая потребность. Разумеется, прежде чем выполнять расчет TCO нам понадобится выработать концепцию технического решения существующих в компании проблем.

     

    Описание компании: Итак, компания представляет собой сеть по бронированию авиа и железнодорожных билетов. Работает в областном центре и окрестных городах. В компании работает около 70 человек. Имеется 25 точек продажи билетов разбросанных в пределах региона. ИТ-инфраструктура компании включает 2 сервера и 60 компьютеров различного возраста и комплектации. Используется 1С, пакет офисных приложений, программа для бронирования и выписки билетов. Всю инфраструктуру обслуживает 1 системный администратор. Доходность бизнеса не позволяет держать больший вспомогательный штат.

     

    Проблема: Устаревшие компьютеры и серверы все чаще выходят из строя, это приводит к простою бизнеса. И системный администратор не успевает быстро устранить все неполадки, из-за больших расстояний между точками продаж. Было подсчитано, что за последние 3 месяца общий простой по вине сбоя ПО и поломки компьютеров и серверов составил более 30 часов. Вследствие этого компания недополучила более чем 100 тыс. рублей. Администратор жалуется, что он не справляется и говорит о необходимости принять на работу еще 1 человека. Это приведет к увеличению расходной части бюджета, и сейчас на это компания пойти не может.

     

    Задача: Выработка концепции технического решения и оценка его эффективности на основе характеристик совокупной стоимости владения системой.

     

    Методика выработки концепции технического решения

     

    В первую очередь нам предстоит разработать концепцию технического решения для нашего предприятия. Только после этого мы можем переходить к оценке его экономической составляющей. Нам потребуется провести аудит существующих проблем и потребностей компании и анализ существующей инфраструктуры ИТ. Некоторая информация у нас уже имеется исходя из описания кейса, предложенного выше, однако этой информации нам недостаточно. Для уточнения проведем интервью с руководством компании. Пусть причиной встречи с директором послужила потребность в приобретении нового сервера и нескольких рабочих станций.

     

    Рассмотрим таблицу № 1.

     

    Пример интервью

    Таблица

    № п/п

    Интегратор (поставщик решения)

    Заказчик

    1

    Для каких целей планируется приобрести сервер и мощные персональные компьютеры?

    Нам нужен еще один сервер для программы бронирования билетов и мы открываем еще одну точку продажи. Кроме того, мы планируем начать процесс замены рабочих станций пользователей.

    2

    С чем связана потребность в замене рабочих станций?

    Жалобы ИТ специалиста на устаревшую технику, которую ему все время приходится настраивать.

    3

    Где установлена программа бронирования билетов?

    На всех компьютерах сотрудников отдела продаж.

    4

    Сколько точек продаж у компании?

    Пока 25.

    5

    Как они расположены?

    Непосредственно в городе и прилегающих областях.

    6

    Какое ПО обычно используется, кроме этой программы?

    Microsoft Word, Excel, программа бронирования билетов и все.

    7

    Другие приложения не используются?

    У бухгалтера установлен 1С, но у нас лишь один такой компьютер

    8

    Требуется ли связь точки продаж с центром? Если да, то как осуществляется ее связь с центральной частью?

    Конечно, иначе было бы невозможно работать. Используется Интернет.

    9

    Системному администратору приходится регулярно выезжать по точкам продаж и настраивать компьютеры, не так ли?

    Да, и не только настраивать, но и решать проблемы пользователей, которые не обладают достаточной квалификацией для работы с вычислительной техникой.

    10

    Какие работы выполняются администратором?

    Решение любых проблем с компьютерами, ПО, принтерами и другими устройствами

    11

    Как можно оценить временные потери администратора на выезды?

    Порядка 80% времени работа на выезде.

    12

    С чем связано наибольшее число проблем?

    Пользователи пытаются установить себе дополнительное ПО, изменить настройки существующего. Часть работ мы вынуждены делегировать, так как администратор у нас только один.

    13

    Есть ли у вас возможность централизованного управления рабочими местами пользователей, например с помощью политик Active Directory?

    Нет.

    14

    У вас планируется расширение сети касс продаж билетов в ближайшее время?

    Да. Мы хотим открыть еще 10 касс.

    15

    Ваш единственный администратор может не справиться с возросшей нагрузкой, как вы думаете?

    В компании нет возможности расширять штат сотрудников, придется обходиться существующими возможностями.

    16

    Можете ли вы с финансовой точки зрения оценить простои бизнеса из-за неработоспособности ИТ окружения?

    Да. Неработоспособность двух касс в течение трех дней на прошлой неделе привело к потерям 180 тыс. руб.

    17

    То есть вы потеряли 180 000 руб. за неделю. Это серьезный убыток для компании?

    Да.

    18

    Как часто такое происходит?

    За последние полгода уже 2-ой раз.

    19

    Внедрена ли служба каталога Active Directory в компании?

    Нет

    20

    Планируется ли это в ближайшем будущем?

    Такие планы есть, но пока мы не можем определить сроки. Вначале хотелось бы решить существующие проблемы.

    21

    Было бы целесообразно рассмотреть решение, которое позволило бы снизить простои в работе пользователей из-за проблем с рабочими местами, обеспечить централизованное управление рабочими местами, снизить загрузку на единственного администратора?

    Да, если это не будет стоить слишком дорого и не потребует от нас больших инвестиций в оборудование.

     
     

    Обнаруженные проблемы

     

    По результатам проведенного интервью мы можем видеть следующие проблемы, требующие решения:

    1. Компания теряет прибыль из-за ситуаций, когда сотрудники не могут эффективно работать в связи со сложностями с техникой и ПО.

    2. Существует сеть касс по продаже билетов, распределенная по городу и области, и всего один сотрудник, который не справляется с ее обслуживанием, рост количества точек продаж ещё больше повысит нагрузку на единственного администратора, он не будет справляться, при этом а штат расширять нежелательно.

    3. Возникают проблемы со своевременным обслуживанием и настройкой компьютеров пользователей, а это влияет на бизнес компании.

    4. Очевидно желание руководства сэкономить на приобретении компьютеров для пользователей и их обслуживании.

     

    Концепция технического решения

     

    Одним из разумных подходов к решению проблем компании может быть внедрение виртуализации рабочих мест. Очевидно, что рассматривать «тяжелые» программные продукты корпоративного уровня будет неоправданно, то есть речь должна идти о более простых бюджетных вариантах, при этом следует обладать возможностями масштабирования решения.

    В качестве примера можно предложить Citrix VDI-in-a-Box простой в настройке и эксплуатации программный продукт по виртуализации рабочих мест пользователей, который может подойти в этом случае для небольшой компании.

     

    Почему это так?

     

    1. Компания приобретает возможность централизованного развертывания и управления рабочими местами пользователей, которые теперь смогут получать доступ к своим виртуальным рабочим столам с любого клиентского устройства и из любой точки. Тем самым, сохраняется возможность использовать устаревшее оборудование и дольше не обновлять парк клиентских компьютеров, а значит оптимизировать расходы на технику.

    2. Установка и настройка этого ПО не потребует значительных временных затрат и высокой квалификации администратора.

    3. Решение нетребовательно к инфраструктуре предприятия, не использует дорогие системы хранения данных, выделенные сети передачи данных и может использовать дешевое серверное оборудование, можно обойтись без Active Directory, а для небольшой компании это весьма актуально. (Мы, разумеется, понимаем, что даже временный отказ от службы каталога Microsoft Active Directory крайне неудачная практика, однако мы специально вводим такое ограничение, чтобы еще больше «обострить» ситуацию и приблизить наш тестовый сценарий к реальной ситуации в небольших региональных компаниях). При этом надо отметить, что предлагаемое решение масштабируемое и отказоустойчивое, и с ростом потребности в количестве пользовательских виртуальных десктопов, можно наращивать требуемые серверные мощности, то есть не потребуется реконфигурация и полное перестроение инфраструктуры, а можно просто наращивать мощность по мере роста компании.

    4. Возможность централизованного развертывания и управления должно сократить трудозатраты ИТ службы и повысить эффективность работы. Сократится потребность в выездах на точки продаж.

    Таким образом, представляется, что для рассмотренного предприятия Citrix VDI-in-a-Box позволит решить проблему управляемости ИТ системы, сократит расходы на клиентское оборудование и администрирование, повысит безопасность. При этом не вызовет дискомфорт в работе пользователей, так как их рабочее окружение, в сущности, окажется неизменным.

    Получается, что с технической точки зрения все выглядит очень неплохо.

    Попробуем оценить экономику этого решения. Какие затраты понесет компания на внедрение нашего предложения? Для этого нам придется оценить затраты на оборудование, программное обеспечение (лицензирование ПО), внедрение и обслуживание ПО и т. д. Необходимо разработать архитектуру решения на основе Citrix VDI-in-a-Box рассчитать затраты на внедрение и поддержку предложенного варианта и сравнить с привычной традиционной архитектурой.

    Подводя итоги, надо отметить, что практически всегда существует возможность найти приемлемое техническое решение ИТ проблем, а вот будет ли оно еще и экономически эффективно, мы попробуем разобраться в следующих статьях.

    Продолжение следует…

     

    Леонид Шапиро

     

    Литература

    [1] http://www.citrix.com/products/vdi-in-a-box/overview.html

    [2] http://support.citrix.com/proddocs/topic/vdi/vdi-landing-page-53.html

Комментарии

  1. А где собственно полноценности изложен подход к оценке TCO – желательно на примере и обоснование того, что ROI действительно неудачный или неэффективный способ анализа внутренних ИТ-проектов?

  2. Там вроде написано, что продолжение будет…

  3. Коллеги, добрый день! Поделитесь пожаулуйста,примером бизнеса кейса на 1secret@bk.ru в формате презентации. Клиент запросил – а что ему показывать не понятно…